L’ecosistema di Office 365 – la tua strategia IT è centrata su questo?
Man mano che Microsoft definisce ogni giorno di più la sua direzione e i suoi obiettivi per i servizi Cloud, diventa chiaro che Office 365 è la piattaforma di MS Office di nuova generazione che domina il mondo delle imprese. E’ chiaramente evidente che questa onnipresente piattaforma offre funzionalità oltre la semplice elaborazione di testi e archiviazione dei documenti. MS Office è oggi al centro delle imprese. Redattori e Personale Marketing utilizzano MS Word per creare articoli e materiale di marketing; il personale di contabilità utilizza MS Excel per tenere traccia dei dati finanziari della società; Il reparto vendite utilizza MS PowerPoint per raggiungere i potenziali clienti; e praticamente tutti coloro che leggono questo post utilizzano o hanno utilizzato ad un certo punto della loro carriera MS Outlook per la posta elettronica. I dipendenti utilizzano queste applicazioni ogni giorno per gran parte del loro lavoro, hanno familiarità con l’interfaccia utente, l’integrazione tra le applicazioni e apprezzano il fatto che la maggior parte delle organizzazioni esterne utilizzano gli stessi formati e strumenti quando devono comunicare e condividere.
Microsoft, consapevole ormai della onnipresenza di questa piattaforma, sta sfruttando questa dominanza per andare al di là della semplice Office Automation, al fine di fornire un potente set di componenti di automazione, comunicazione e collaborazione.
In questa visione Office 365 può diventare lo standard per l’ecosistema di un’organizzazione?
Molte aziende hanno affrontato il progetto di migrazione ad Office 365 per spegnere il loro server di posta interno o per rinnovare a costi inferiori la Suite di Microsoft Office. L’anno scorso al Microsoft Ignite 2015 è stato chiaro però che Office 365 è molto di più. All’interno troviamo nuovi servizi di collaborazione, portali e strumenti di comunicazione, come ad esempio Skype for Business. Diventa così altresì chiaro che Office 365 si posizione per diventare il nucleo attorno al quale organizzare l’evoluzione tecnologica delle imprese.
Quello che Microsoft ha fatto per MS Office 20 anni fa, ora lo sta facendo per Office 365, grazie all’integrazione di componenti di base in Office 365 e fornendo un’esperienza utente comune sull’intera piattaforma.
Il passaggio da semplice Office nel cloud alla piattaforma organizzativa sta avvenendo rapidamente anche grazie all’utilizzo di SharePoint Online e OneDrive for Business. Questi componenti non sono più autonomi, ma sono parte di questo ecosistema. Al centro di Office 365 troviamo Azure e SharePoint, entrambe queste piattaforme sono ora l’infrastruttura sottostante anziché stand-alone. Gli utenti interagiscono all’interno dell’organizzazione attraverso portali o attraverso una Intranet Organizzata. In alcuni casi le aziende di piccole e medie dimensioni hanno portato alcuni processi operativi all’interno della piattaforma Office 365, come ad esempio le richieste ferie, le note spese o le richieste di acquisto. L’intero concetto è quello di fornire un’unica piattaforma con un interfaccia utente comune per i dipendenti in modo da poter interagire facilmente all’interno dell’organizzazione.
Ma la vostra strategia IT a lungo termine è allineata per sfruttare l’ecosistema di Office 365?
Come qualsiasi piattaforma tecnologica, la strada per la completa maturità è ancora piena di sfide, ma le decisioni prese oggi avranno un impatto sul vostro business domani, se domani è un giorno o un anno non è molto importante. Torniamo per un attimo al 1998, quando MS Office stava appena cominciando a dominare il settore. Vi ricordate WordPerfect? Non è riuscito a diventare il programma di elaborazione testi principale alla pari di MS Office. Ironia della sorte, lo sviluppo di questo software era molto simile a quello di MS Word.
Il risultato è che scegliendo un elaboratore di testi alternativo, si è rivelata una scelta difficile ed alla fine ha portato ad affrontare costi maggiori per tornare a quello che ormai era divenuto lo standard. Oggi si può dire lo stesso per le soluzioni cloud di collaborazione di gruppo, piattaforma Intranet e applicazioni cloud anche se stand-alone per Help Desk, Self Service del dipendente o portali specifici. Una delle principali sfide che le aziende devono affrontare è la crescita dei diversi sistemi, che richiedono accessi separati, formazione specifica e hanno un’interfaccia utente non unificata. Approfittando invece di Office 365, come l’ecosistema per la propria organizzazione, è possibile cogliere l’opportunità di consolidare i processi interni, la gestione dei documenti, la collaborazione e molto altro ancora. Forse sarà necessario fare un piccolo passo indietro per alcuni aspetti o dover intraprendere un approccio diverso per alcune operazioni interne, però beneficiando di queste nuove tecnologie e dei vantaggi competitivi che mettono a disposizione. Questo è un enorme plus per la Piccola e Media impresa che tutti i giorni si trova a dover competere con grosse realtà che hanno capacità d’investimento molto superiori. Non a caso infatti, strumenti come SharePoint o Lync (oggi Skype for Business) sono da sempre state introdotte all’interno delle grandi Enterprise per gli innumerevoli vantaggi offerti ai loro dipendenti e ai loro processi interni.
Naturalmente è importante anche pianificare bene la strategia di adozione di Office 365 per ottenere il massimo ritorno sugli investimenti e consentire a tutti i dipendenti di sfruttare tutti gli elementi inclusi nell’ecosistema. Oggi sul mercato non sono ancora presenti molte soluzioni per Office 365 e non esistono soluzioni di ISV per portali Intranet, Help Desk, Self Service del Dipendente o altri portali specifici, ancora meno se parliamo della disponibilità in Italia di queste soluzioni. Tutto questo rallenta fortemente l’adozione da parte delle PMI ad esempio di SharePoint Online, in quanto richiederebbe forti investimenti in sviluppo personalizzato.
BringTech per rispondere a queste sfide, ha portato per prima sul mercato italiano una suite integrata di portali e applicazioni aziendali con la Business Suite http://sharepoint.bringtech.it . Già installata in più di 500 organizzazioni in tutto il mondo, che per prime hanno riconosciuto il potenziale di Office 365 e l’adozione di strumenti integrati nell’ecosistema della piattaforma, oggi è possibile dotarsi di strumenti completamente integrati, ad una frazione del costo di un tempo.
Esistono altre soluzioni per il Self-Service del dipendente, gestione dei progetti, le prestazioni dei dipendenti e altro ancora, ed è possibile trovarle nello store di SharePoint.
Tenete in considerazione però, che è importante che questi strumenti siano integrati con le funzionalità di collaborazione messe a disposizione con Office 365, come ad esempio Skype for Business. Oppure integrati con la Suite Office, come calendari, email e la condivisione dei documenti.
Per la propria intranet si vuole una strategia a lungo termine oppure vogliamo solo pensare alle esigenze immediate?
Una pianificazione può essere difficile, specialmente se una soluzione standalone pensata solo per quella esigenza può risolvere un problema nel breve termine, ma alla lunga quando non potrà essere integrata con le nuove necessità oppure utilizzata per risolvere altre problematiche potrebbe diventare inutile.
Non stiamo dicendo di non acquistare più le soluzioni standalone offerte dallo store di SharePoint, ma di riflettere sulle ramificazioni di un potenziale nuovo standard da applicare all’ecosistema dell’organizzazione.
