SharePoint Business Suite: un’alternativa valida per il project management

SharePoint Business Suite: un’alternativa valida per il project management

Premessa

Il project management è una funzione essenziale di ogni organizzazione, utile a tutti i livelli che richiedono la capacità di monitorare e gestire progetti. Purtroppo la maggior parte delle organizzazioni spende molto denaro e fatica con le migliori intenzioni su strumenti di gestione progetti che poi, però, non possono essere utilizzati da tutta l’organizzazione. Ciò va a vantaggio solo di pochi dipendenti, come i Project Manager, ma lascia la maggioranza degli altri dipartimenti e ruoli, ad esempio il Marketing e l’IT, senza strumenti validi se non il classico Excel.

Le soluzioni ad oggi

La verità è che la necessità di un software di Project Management varia da organizzazione a organizzazione. E non c’è un prodotto che vada bene per tutti. Comprendiamo poi che si parla di investimenti onerosi. Le grandi imprese, come le imprese di costruzione o le aziende IT, hanno la necessità di gestire progetti di grandi dimensioni, spesso gestiti da professionisti, anche esterni. Ciò richiede rigorosi processi, pianificazione delle risorse e di reportistica.

Ci sono, però, anche progetti più piccoli gestiti per esempio da capi dipartimento o comunque progetti per i quali non è pensabile impiegare più tempo per imparare a gestirli tramite il software che il tempo necessario allo sviluppo del progetto stesso. Questo è uno dei motivi per cui molti manager utilizzano ancora Excel per la gestione di progetti.

 

Cosa intendiamo per progetto?

Un progetto comprende più di sei attività, coinvolge più di un membro del team e il progresso deve essere segnalato al management (team). Se il progetto è inferiore a questo insieme di parametri è considerato un insieme di compiti.

 

SharePoint

SharePoint fornisce una piattaforma eccellente su cui gestire i progetti. Ci sono diverse opzioni, dalla semplice gestione delle attività alla gestione dei progetti con MS Project Server. Diamo un’occhiata alle opzioni:

 

ProJect fasi

 

 

 

Un progetto è fatto anche da documenti, domande che sorgono e dalla necessità di monitorarlo. Il team deve collaborare sul progetto e condividere idee, file e informazioni. Come farlo? Diventa necessario stabilire delle regole, banalmente anche su chi lavora su che cosa, vede che cosa, tempistiche, report, etc

Per SharePoint 2013 e SharePoint Online “elenco attività” è stato aggiornato per consentire sotto-attività che consentono agli utenti di visualizzare le attività di progetto in prospettiva multilivello. Qui iniziano i primi problemi.

Compiti e sotto-attività possono essere impostati abbastanza facilmente, ma dopo aver visualizzato tutte le attività multilivello non si riescono a creare raggruppamenti. Puoi visulaizzare le attività multilivello nella lista completa delle attività, ma provando a raggrupparle scompaiono. Inserendo poi una nuova attività si perde l’ordine e la prospettiva multilivello a meno di non guardare sempre dalla lista completa delle attività. Inoltre se si utilizza un elenco di attività separato per ogni progetto, come si fa a segnalare tutti i progetti? Come si fa a monitorare gli elementi correlati, documenti o problemi? Ci sono ancora delle cose da risolvere.

 

Utilizzare il “modello di progetto” del sito che viene fornito con SharePoint

In risposta alle domande di cui sopra vi è un modello di sito in SharePoint che risponde a questi requisiti. Si chiama il “sito modello di progetto” e si presenta come un sito del team. Fornisce anche molte delle stesse caratteristiche, come una biblioteca di documenti e un newsfeed.

Il Sito modello di progetto è un ottimo modo per tenere traccia di un progetto in un unico sito che permette anche al team di collaborare, condividere documenti e attività. Tuttavia, questo è anche un problema perché se si hanno sette progetti simultanei si hanno anche sette siti da gestire.

 

Utilizzare MS Project con il modello di progetto

Un altro approccio per la gestione dei progetti è quello di utilizzare MS Project con il sito modello di progetto. Questo è ciò per cui il sito modello di progetto è stato originariamente progettato, collegare un sito di SharePoint a MS Project.

Il problema è che è necessario MS Project Pro che costa 590,00 € anno/utente! È la versione più costosa ed è a utente. In secondo luogo, i progetti sono ancora su siti separati.

 

Oggi c’è un’alternativa valida: SharePoint Business Suite anche per le piccole e medie imprese

Il modello offre la possibilità di quella di creare e monitorare i progetti in un unico sito, pur fornendo collegamenti a documenti correlati, problemi e discussioni.

È un vero e proprio modello di sito di SharePoint che può essere utilizzato sia regolarmente da Project Manager che occasionalmente da capi dipartimento o reponsabili di progetto one shot. È inoltre valido per tutti i reparti: IT, marketing, finanza, servizi, HR.

 

Project

 

 

 

 

 

 

Con questo strumento i progetti, sia interni che esterni, vengono controllati contemporaneamente in un’unica finestra oppure separatamente, visualizzandone per ognuno tutte le attività, le questioni aperte, le tempistiche, la corrispondenza e-mail o chat (SharePoint, Skype for Business o Yammer) e i documenti. I membri del team possono visualizzare, accedere e aggiornare le attività, problematiche, documenti, etc in un’unica pagina, il tutto utilizzando SharePoint.

E molto altro ancora.

SharePoint Business Suite è progettata per funzionare su Office 365 e SharePoint Online. Può essere implementata anche su SharePoint On-premise.

 

Un vantaggio in più

È anche possibile collegare SharePoint Business Suite al CRM e al Customer Service. Il team di vendita è così in grado di vedere lo stato dei progetti dei clienti direttamente dal CRM. Aggiornamenti in tempo reale così da poter dare un supporto immediato al cliente.

Chiudiamo dicendo che la SharePoint Business Suite è completamente personalizzabile. In Italia è fondamentale lavorare molto sull’aspetto comunicativo e collaborativo in azienda. Oggi lo strumento c’è ed è performante, ma va progettato insieme al gruppo di lavoro che lo utilizzerà così da offrire il massimo.

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