Il mio Lync

Microsoft Lync è una piattaforma che migliora la comunicazione aziendale. Microsoft, infatti ha come obiettivo la comunicazione universale.

Con Lync le persone sono in contatto, sempre, ovunque si trovino, con diversi dispositivi, a seconda delle esigenze, sia con Windows 8 che con altri sistemi operativi.

Io ho scoperto Lync da poco, da quando faccio parte del team BringTech. Certo, sono un Mac user a tutti gli effetti (ancora per poco probabilmente, dato che qui hanno tutti Windows Phone e Surface…). Uso la tecnologia Microsoft con il mio Mac Air, iPad e iPhone. Ma passiamo oltre (delle funzionalità e aggiornamenti per Mac ne parleremo magari un’altra volta!)

Con Lync sono connessa sempre e ovunque, con qualsiasi device o mobile device. E non ho dovuto abbandonare Skype! Ma per lavoro Lync è una scelta importante.

E’ facile da usare e posso mettermi in contatto con chiunque anche in Skype, con la possibilità di comunicare in modo efficace con centinaia di milioni di persone in tutto il mondo.

Ma vediamo nello specifico cosa posso fare con Lync.

Intanto… tutti in azienda hanno Lync? Meraviglioso, non perdi tempo a cercare contatti. Sono tutti già lì, nella tua rete Lync. E puoi differenziare i gruppi di lavoro e contatti. E se l’azienda è grande, puoi conoscere divisione, ruolo e skills dei colleghi in un attimo.

Con Lync e Outlook, quando arriva una email, posso visualizzare lo stato di presenza (disponibile, occupato, in riunione, etc Il messaggio è personalizzabile e puoi rendere noto anche dove sei) del mittente e di ogni persona in copia nell’email. Ancora meglio, posso cliccare sul nome di una persona e inviare subito messaggi istantanei, una chiamata vocale o videochiamata. Non perdi tempo da un’applicazione all’altra. Posso anche scegliere la funzione “Call All” tramite il menu e convocare immediatamente una sessione di collaborazione ad hoc di gruppo.

Questa funzionalità è anche all’interno di SharePoint o Office. Questo sì che è smart working!

Risparmio di tempo e centinaia di email da leggere e archiviare…. Le conversazioni, infatti, sono facilmente recuperabili nella cronologia. Tutte le informazioni rimangono disponibili.

Posso inviare messaggi, chiamare e videochiamare. Se chiamo qualcuno con Lync gli altri vedono che sto chiamando e che quindi non sono disponibile. Nessuno mi disturba.

Posso inviare file e condividere il desktop (o solo alcune applicazioni all’interno di esso) con altri chiamanti, sia di sola lettura o in modo da poter controllare la tastiera e il mouse (avete idea di che passi avanti per la risoluzione, per esempio, dei problemi IT a distanza!).

Il mio Lync vede ovviamente il mio calendario! Automaticamente, anche se fuori ufficio, Lync segnala che sono in riunione. Finita la riunione per il periodo segnalato nel calendario su Lync torno disponibile automaticamente. Non è fantastico?

Riunione Lync? Facile da convocare tramite il calendario (io uso Office365! Crea evento, riunione online! E tutti, anche gli invitati esterni alla rete aziendale, possono partecipare in pochi clic. Infatti alle persone al di fuori dell’azienda è possibile dare un URL per il Web Client Lync (che è un URL al dominio della società che permette di aderire come se avessero Lync) oppure è possibile fornire numeri di accesso in modo da partecipare via telefono. Professionalmente molto meglio, così non dai, come fanno spesso molti, il link a un servizio di terzi.

È possibile escludere un partecipante, inviare un messaggio istantaneo privato, visualizzare la scheda contatto, promuovere a relatore della riunione una persona e poi farla tornare partecipante semplice. È anche possibile invitare altri partecipanti, mettere in “mute” tutto il pubblico e ammettere persone alla riunione che sono in attesa nella “hall”.

Io adoro, per esempio, “MeetNow”, una funzione per avviare rapidamente una riunione improvvisata e collaborare su un tema che richiede immediata attenzione, senza dover pianificare una riunione in anticipo. Il team BringTech lo usa spesso, specialmente per le riunioni social, quando c’è da decidere con urgenza un comunicato!

Insomma, con il mio portatile, la webcam incorporata e una magnifica cuffia Bluetooth posso lavorare in tranquillità davvero ovunque.

Vi dico la verità, il top è poter essere su Lync in una riunione e nel frattempo, grazie a SharePoint online lavorare con uno o più colleghi sullo stesso documento e presentare al cliente la versione finale, pronta da stampare per una firma o inviare!

Ancora un’informazione, ma questa funzionalità non l’ho ancora provata, ma lo farò presto!

Il mio ufficio è a Milano ma io, in realtà, sono spesso fuori ufficio (sono uno smart worker!). Potrei anche non avere un telefono fisso sulla mia scrivania! La mia linea telefonica è in ufficio da qualche parte , ma il mio server Lync no. Il che significa che quando qualcuno chiama il mio numero posso ricevere la chiamata sul mio client Lync. Quindi, la mia linea telefonica è ovunque è il mio computer! Voicemail? Lync manda una mail con tutte le chiamate perse e i messaggi vocali…

Scusate! Ho una chiamata Lync in entrata. Riunione immediata! Alla prossima, magari via Lync!